Hướng dẫn thực hành 5s thực chất, cải tiến doanh nghiệp ngay tức thì, nâng cao ý thức của người lao động
GIỚI THIỆU VỀ MÔ HÌNH 5S
5S được biết đến như một phương pháp quản lý doanh nghiệp tập trung vào khía cạnh bố trí nơi làm việc một cách hợp lý. Nội dung của 5S được triển khai thực hiện qua 5 nội dung chính bao gồm:
- Seiri - Sàng lọc (S1): Liệt kê và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc
- Seiton - Sắp xếp (S2): Những vật dụng cần thiết phải được đặt đúng vị trí, đúng quy định và thuận tiện cho việc sử dụng
- Seiso – Sạch sẽ (S3): Đảm bảo vệ sinh tại nơi làm việc
- Seiketsu – Săn sóc (S4): Xây dựng hệ thống quy chế để đưa 3S đầu tiên thành chuẩn mực tại nơi làm việc
- Shitsuke – Sẵn sàng (S5): Thực hiện S1-S1 một cách chủ động và tự giác như một thói quen
I: SEIRI - sàng lọc
SEIRI (sàng lọc) có nghĩa là loại bỏ những cái không cần thiết .
Bước 1: Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.
Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn. Sau đó thì vứt bỏ, huỷ những thứ không cần thiết.
Đừng giữ lại những thứ không cần thiết cho công việc của bạn
Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì đó còn cần hay không cần cho công việc thì hãy đánh dấu sẽ huỷ kèm theo ngày tháng sẽ huỷ và để riêng ra một nơi.
Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không, nếu sau 3 tháng mà không thấy ai cần đến, tức là cái đó không còn cần cho công việc của bạn nữa. Nếu bạn không thể tự quyết định thì hãy đề ra một thời hạn để xử lý.
Chú ý:
- Khi sàng lọc bạn không được quên những gì để trong ngăn, tủ và trong phòng.
- Việc huỷ những cái không cần thiết có thể bằng một trong những cách sau đây:
a) Bán cho đồng nát
b) Giao cho các đơn vị khác nếu họ cần
c) Vứt bỏ
d) Khi huỷ những thứ thuộc tài sản của cơ quan ( công ty ) bạn nên báo cho người có thẩm quyền được biết.
e) Bạn cũng nên thông báo cho những nơi được cung cấp những nguyên vật liệu,
tài liệu thừa đó.
f) Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc của bạn, hãy tìm mọi nơi, mọi ngóc ngách giống như khi bạn tìm diệt một con gián vậy.
Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn lại tìm ra một vài vật có ích mà lâu nay không biết bạn để đâu.
II. Seiton - sắp xếp
SEITON (Sắp Xếp) có nghĩa là đặt mọi thứ đúng chỗ của nó sao cho tiện lợi khi sử dụng
Bước 1: Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn
Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy trình làm việc hay vị trí đồng thời phải đảm bảo thẩm mỹ và an toàn.
Bước 2: Sau đó bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác.
Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải để lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thì thực hiện.
Bước 3: Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được là cái gì, để ở chỗ nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai. Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn
tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.
Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hoả và những chỉ dẫn cần thiết khác.
Chú ý:
- Mục đích của SEITON - Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy những vật như rèm, mà che để dấu những vật dụng phía sau là không cần thiết.
- Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt.
III. Seisi - sạch sẽ
Seiso (sạch sẽ) có nghĩa là bạn hãy vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ.
Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc chế tạo sản phẩm. Như vật Seiso ( sạch sẽ ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.
Sau đây là một vài gợi ý cho Seiso của bạn:
- Đừng để đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc... một cách thường xuyên làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.
- Giành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO
- Bạn và đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.
- Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng
- Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn tốt nhất bạn hãy tạo ra môi trường đó.
- Đừng bao giờ vứt bỏ, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo thói quen.
- Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra.
- Điều này rất quan trọng đối với mọi người/đơn vị.
- Nếu bạn thấy điều này là đúng thì hãy bắt đầu ngay từ hôm nay.
Chú ý: Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thời gian làm SEISO trong tuần, trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần thời gian bỏ ra.
IV. seiketsu - săn sóc
SEIKETSU (SĂN SóC) nghĩa là giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc ở mức độ cao
Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện xong 3S.
Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU của bạn:
- Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi làm việc, cần có lịch làm vệ sinh.
- Phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân x−ởng cũng rất quan trọng và có hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi ng−ời tham gia 3S.
Chú ý:
- Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.
- Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội) 5S của đơn vị thực hiện.
- Đừng chỉ tìm điểm xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng, động viên.
V. SHITSUKE - Sẵn Sàng
SHITSUKE (SẵN SàNG) có nghĩa là làm các việc trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh
Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như một thói quen hay lẽ sống.
Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S, muốn vậy cần phải chú ý:
- Có nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của chính bạn
- Nhận thức được cơ quan, công ty là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình bạn.
- Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.
Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE ( sẵn sàng ) của CBCNV trong công ty thì vai trò của người phụ trách là cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.
Ba (3) nơi làm việc khác nhau
Loại 3:
- Mọi người làm, vứt rác bừa bãi
- Không có ai làm vệ sinh
Loại 2:
- Mọi người làm, vứt rác bừa bãi
- Có người chuyên làm vệ sinh
Loại 1:
- Mọi người làm việc, không có ai vứt rác
- Mọi người tự làm vệ sinh
Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp
Các hoạt động sẽ dễ dàng, an toàn
Năng suất cao;
Chất lượng sản phẩm cao;
Chi phí giảm;
Phụ vụ tốt mọi yêu cầu của khách hàng;
Tinh thần lao động sảng khoái;
Môi trường làm việc trong lành, văn minh, hiện đại.
Lý do chọn chúng tôi
- Đội ngũ chuyên gia nhiều kinh nghiệm, đã hướng dẫn nhiều nhà máy
- Chúng tôi có mối quan hệ với các đối tác, hỗ trợ nhà máy hoàn thành nhanh các yêu cầu của tiêu chuẩn
- Làm việc bài bản, giảng giải dễ hiểu, dễ làm, các tài liệu có mẫu sẵn, chỉ áp dụng theo thực tế tại nhà máy
- Thời gian làm việc linh động, kế hoạch làm việc rõ ràng, tiết kiệm thời gian của doanh nghiệp
- Chúng tôi cam kết với tinh thần trách nhiêm, chia sẻ kiến thức, tận tâm với nghề.
Khi Quý vị cần hỗ trợ, hay liên lạc ngay với Chúng tôi
Công ty Đào tạo, Huấn luyện và Chứng nhận Phương Nam (Phương Nam Cert)
Địa chỉ : 87/9, Đường TA13, KP3, Phường Thới An, Q.12, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
ĐT/ZL: 0849 168 789
Email: sales@phuongnamcert.com
